T：システムを導入して、最も変わった部分はどこですか？

U：システムを導入する前は、入居者の管理はエクセルで行っていました。
縦軸に入居者を並べて、横軸に日付を並べ、この日に食事をしたとか、おむつを出したとか、膨大な表を作って管理していました。
この表は1か月ごとで管理していますが、入居者全員をその表に当てはめて入力していくので、そのうちに誰の行なのか何日なのか分からなくなり、定規などでマス目 を確認しながら入力していました。
入力内容も複雑になっていき、時間と労力だけが増える一方でした。
その表を使って、利用者の1か月分の請求書を作るわけですから、合っているかどうかも怪しく思えるほどでした。

それらの作業が利用者ごとに何日に何をしたという入力を数クリックで入力するだけでできてしまうので、時間の短縮は相当のものでした。
保険の有効期限などを入れておけばシステムが期限間近になったら教えてくれたり、介護度を設定しておけばそれに伴った単位を算定してくれたりと、わずらわ しい確認作業が大幅になくなりました！

T：導入前までの運用の確認作業はどうされていましたか？

U：基本が紙や口頭で行われるものだったので、どうしてもミスが出やすかったです。
例えば、家族から問い合わせの電話などがあった際にメモ書きなどを残すのも、システムに入れておけば権限を持ったスタッフなら誰でもいつでも確認できます。
連絡を受けたスタッフが翌日休みだったりすると、そのメモがどこかへいってしまうこともありましたので申し送りノートみたいなもので管理しいていましたが、
読みにくい文字だったり、誰宛なのかわからなかったりトラブルもありました。
そういった確認事項についても、統一した形で入力できたりシステム側から教えてくれたりするので、かなり助かっています。

T：請求書の作成はいかがですか？

U：おむつやお小遣いの管理など、複雑な部分が簡単に管理できるため、時間がかかっていた請求書の作成もあっという間にできます。
領収書も簡単に出せますし、帳票関連で苦労することがなくなりました。

T：このシステムについて要望はありますか？

U：現状でかなり満足していますが、ここまでできると他にも色々な機能を付けたくなります。
特に厚労省などに提出しないとけいない報告書などが簡単に作れたり、必要な集計が出たりするといいですね。