valorグループ
人時管理システム

介護現場の声を聞き、現場の負担を大幅改善!総合的な管理システム 介護現場の声を聞き、現場の負担を大幅改善!総合的な管理システム

予算・計画・実績の差異をリアルタイムで「見える化」
他店舗との成績比較で、従業員のコスト意識を向上

予算・計画・実績の差異をリアルタイムで「見える化」他店舗との成績比較で、従業員のコスト意識を向上

夢(お客様の要望)
  • 各店舗の予算・計画・実績の見える化が行いたい
  • 各店舗のコスト意識を向上させたい
実現できること

従業員の稼働計画の作成を容易に
手入力の手間が改善!

従業員の稼働計画は、基本シフト表から一括作成が可能になります。修正が必要な部分のみ修正することができます。
これにより従業員が多くても、計画入力の手間が少なくて済むので、管理者や責任者の負担を軽減できます。

どなたにも使いやすいWebサービスに感覚的な仕様

毎月の予算・計画・実績がひと目でわかる上、他店舗との比較も可能です!

日時バッチで毎日実績を取り込み、カレンダー上で予算、計画、実績の視覚化と、部門ごとの人時売上高(売上高 / 実績時間)に基づいた標準偏差を求めて他店舗との成績の比較をレーダーチャートにて視覚化できます。
これにより予算や計画と実績の差異が解るほか、自店舗のどの部門が、他店舗に比べて効率的に時間を使っているのかが分かります。
無駄な時間を極力少なくすることが事が成績を上げる要因になる為、店舗長や従業員にコスト意識が生まれます。

本部からは全店舗のデータはもちろん、地域ごとの傾向まで閲覧可能!

本部からは地区ごとの傾向や、店舗ごとの予実差異をひと目で閲覧可能です。
地区から店舗、従業員といった細かいデータを確認できます。
帳票はPDFで保存可能なほか、CSVダウンロードにも対応しています。

この膨大なデータがどこにいても閲覧可能なため、会議・打ち合わせ時に重宝します。

見える化することによって管理しやすく、社員の意識も変わりました。
使い勝手抜群です!

CLIENT INTERVIEW

U:インタビュアー S:クライアント様(valorグループ担当者様)

U:今回のシステムはどういった目的があったのでしょうか?また、導入後どのように変わりましたか?

S:もともと小売業やスーパーは計画したことではなく、イレギュラーなことが多いんです。
そういったことが多いと休みを計画していくシステムが必要になってきます。パートタイマーさんとかの稼働にもよりますし、計画を立てるのが遅いといけないのと、店単位で解決しないといけませんし、全体を把握できるものでないといけません。それをできるようにしたいというのが始まりです。
日々の作業割り当てもイレギュラーで結構ずれが出てしまうので、週でもずれてしまい、月単位でもずれてしまいます。
そういうものを店、本部でも管理できるようにしようというのが最初です。

U:なるほど。そういう話が出てきて、それをシステム化しようと?

S:そうです。今までそういうものが紙でしかなくて、システムを探してもパッケージで使い勝手が良くないものばかりで、続かないだろうと。
今バローでやっているものに沿ったものをつくりたいな、と思ったのが最初です。

U:なるほど。大きく変わった点は何ですか?

S:やっぱり、月間の予算目標と実績が今まではあってないようなものでして、なかなか予算に対して意味を持っていなかったので、
それが予算に近づくように動けるような環境になりました。

U:例えば、他でこのシステムを使う場合、ここは良いですよとか、売りになる部分はありますか?

S:計画と実績がリアルタイムに見られるようにしておけば、残りの計画に対してどうかというのがすぐにわかるので、
計画の修正や今後の対策がしやすいところですね!

U:本部も店舗も含めて、そういう部分が良いですか?

S:そうですね。やはり見える化のメリットはそういうところにありますね!それをリアルタイムに把握できるというのはメリットとしては大きいです。

U:具体的な数字的な変化はありましたか?

S:数字的な部分では、もう1つスケジュールのシステムを入れているんですが、
例えば17時までのシフトであった際に、なんだかんだしていると17時30分になったり、時間を過ぎてしまっていたり、そういうところが全く見えなかったんですが、それが計画通りに帰ろうという意識が芽生えるようになってきたので、細かい部分で10分、15分というところですが、周りの人などが気を付けるようになり、多くの人がいるので、パートタイマーさんの支払いベースは変わってきましたね。
社員に対しても残業など、出勤に対して今まで計画があったけど、なんとなくきてた部分が変わったのかなと。出勤時間も極論をいうと自由な感じはありましたが、導入してからは気を付けるようになってきました!やはり意識が変わってきたということですかね。現場、店長などの意識が変わっているようです。

U:グラフはどうでしたか?

S:結構使っています。見やすいですよ!ぱっと見たときにすぐにわかりますし。

U:業務上の改善点などは店単位でやりますか?

S:店単位でやりますね。このシステムを見て、店同士で連絡を取ることもありますし、出勤とか人員のバランスを他店と比べたりして実施したりします。
店自体の負担は多くなったかもしれませんが、本部の意向の最初のステップはクリアできましたね。
まったく見える化できていなかったので、そのあたりが良かったです!

U:システムを他で使ってもらえるおすすめポイントなどはありますか?

S:使い勝手は抜群にいいと思いますね。ipadだけでも使えるのも良いです!実際にデータを見るのに、持ち運びできるのは他にはないですね。

本当にお客様が望んでいることを
汲み取り、作り上げたシステムです!

ENGINEER’S MESSAGE

株式会社バロー様に提供させていただいたこのシステムは、弊社の構築したシステムの中でも大規模な部類に入るものでした。
お話を伺った段階から、大きな仕組みになることは予想できたのですが、打ち合わせを終えた後に、どうしても最後の1ピースが見つからなかったので、お尋ねさせていただいたのです。

「このシステムの一番の目的はなんですか?」

回答は明確でした。

「店舗に現状を認識させることです」

今は計画も予算もあってないようなもので、正確な現状把握がされない中、人を増やしたいなどの意見が店舗側から上がることもある。そしてその主張の正当性を判断する材料もない中で、人員計画が行われており、コスト意識が希薄になっている。だから、それを判断する材料を、本部も、店舗側も持ちたいのだと。
同時に、シミュレーションゲームの国取り合戦みたいに店舗ごとに競わせることができたらいいなという冗談も述べておられました。
なので、開発の際に本当に念頭に置いたのは、そのことです。

この開発が始まった年は2014年でした。つまり、ワールドカップイヤーです。テレビから、各国の戦力分析がレーダーチャート(攻撃力とか守備力など複数の項目をの比較をするチャート)形式で流れてくるのを何となく見ていた時に、ふと閃いたのです。

これでいいんじゃないかと。

各店舗の部門ごとの人時売上高(売上を総労働時間で割ったもの)をもとに、地区ごと店舗ごとの標準偏差を導出し、部門の成績を偏差値にしてレーダーチャートに表示する。そうすれば、どの地区のどの店舗のどの部門が効率よく時間を使っていて、どの店舗がそうでないのかがひと目で分かります。実際には、店舗にはクラスというものがあるとのことでしたので、同一クラス内での比較ができるようになっています。

その他に念頭に置いたのは、メンテナンスが簡単であるということ。

このシステムは単独で動くわけでななく、様々なシステムから送られてきたデータを取り込んだ上で動いています。そのため、どのバッチからどんなデータが作られたのかを細かく履歴を持つことでトレース可能にして、問題が起こった際に原因を簡単に特定できるようにしてあります。
このあたりは、昔ERPやオンラインゲームの開発に携わった経験がものを言いました。

「この値がおかしいように見えるんだけど、どうしてこうなっているの?」
という様な問い合わせも何回かありましたが、追跡を簡単にすることにより、容易に回答することが可能になり、問い合わせに対しても素早く対応することが可能になりました。
機能を提供するだけでなく、問題が起こった際にどう対応するかを考える事も大切です。

特に弊社はそれほど人員が多いわけではないので、それはお客様を助けるだけでなく、自社を助けることになります。
納品から2年ほど経過しましたが、特に大きな障害もなく、ホっと胸をなでおろしています。
インタビューの際に、店舗側の意識も変わりつつあるとの大変有難いお言葉をいただきました。
オーダーメイドのシステムを提供している身としては、こういう瞬間が一番幸せです。
ありがとうございました。

CREDITS

  • Client:株式会社バロー
  • Scope:人時管理システム